Ben jij nog zo’n ondernemer die met een schoenendoos aan bonnetjes je meld bij je boekhouder? Die elk kwartaal dagenlang stress heeft om alles weer – en natuurlijk op het laatste moment – bij elkaar te zoeken? Die zich telkens weer bedenkt ‘volgende keer moet dat anders’.

Welnu, dat kan. Heel makkelijk zelfs. Omdat ik je hierbij kan helpen uiteraard, maar ik help je nog liever door de juiste keuze te maken voor een programma dat jou hierbij helpt. En wie weet ga je je administratie bijhouden zelfs nog leuk vinden!

Vijf tips voor het makkelijker maken van je administratie

Tip 1: vraag je boekhouder

Als je nu zegt ‘die heb ik niet’, dan is dat tip 0: regel een boekhouder (zoek er een in mijn connecties, zit je sowieso goed). Hier ga je echt serieus geld op verdienen!

Heb je die wel, dan vraag je aan je boekhouder welk programma hij/zij adviseert aangezien hij/zij vaak al met een bepaald programma werkt. Het makkelijkste is om gebruik te maken van een systeem wat daar aan gekoppeld of juist al onderdeel van is.

Tip 2: inventariseer wat je nodig hebt

Factureer jij op basis van uren, dan is een facturatiesysteem met een geïntegreerde urenregistratie wellicht het makkelijkst. Al zijn er ook systemen die gekoppeld kunnen worden aan een extern urenregistratiesysteem, zoals WeFact met Time-on en TimeChimp.

Factureer jij op basis van een offerte, dan is een systeem waarbij je offertes kunt opstellen het makkelijkst.

En sommige administratiesystemen hebben alle mogelijkheden in zich.

Kortom, weet wat je nodig hebt.

Bijvoorbeeld:

• wil je een betaallink of een QRcode mee kunnen sturen?
• wil je je klanten je offertes digitaal kunnen laten accorderen?
• wil je je bankgegevens kunnen inzien? Zo ja, let er dan op dat je gekozen systeem ook voorziet in een koppeling met jouw bank.
• wil je een totaaloverzicht van je in- en uitgave?
• wil je bonnetjes kunnen scannen?
• wil je je betalingen kunnen verrichten via je administratieprogramma?
• wil je je kilometers kunnen verwerken?
• wil je een volledig crm-systeem?

Tip 3: onderzoek wat er op de markt is

Het aanbod is groot dus ga niet met de eerste oplossing die je tegenkomt groots aan de slag. Wellicht zijn er voor jou betere of goedkopere mogelijkheden op de markt. Besteed even serieus tijd hieraan want het is zonde om na een half jaar te concluderen dat het niet werkt voor jou.

Geen idee waar te beginnen? Hieronder heb ik een overzicht van de programma’s die ik je kan adviseren.

Tip 4: maak een selectie en probeer uit

Van alle mogelijkheden – en echt, het zijn er heel veel, maak je een top 3 en bij alledrie vraag je een proefperiode aan. Slechte keuzes zijn er nu niet meer te maken, dus nu kun je echt op gevoel afgaan. Waar werk je het prettigste in?

Tip 5: neem de tijd voor een goede inrichting van het programma

Als je dan een keuze hebt gemaakt, plan dan een dag in om het goed in te regelen. Dit gaat je op de lange termijn serieus veel tijd schelen. Tijd die je kunt besteden aan datgene waar je goed in bent en wat geld oplevert.

Mijn advies

Het aanbod is groot en de wensen heel divers. Daarom hier een lijstje met programma’s/oplossingen/administratiesoftware die ik je sowieso kan adviseren om eens te bekijken:

• Moneymonk – zelf al jaren enthousiast gebruiker van (voor mij was het criterium urenregistratie hiervoor heel belangrijk)
• Moneybird
• Exact Online
• WeFact
• e-boekhouden
• Visma Rompslomp
• SnelStart
• Kleisteen

Ben je geen digitaal wonder, zie je door de bomen het bos niet meer of ontbreekt het je aan tijd en wil je hier hulp bij? Bel, mail of app me eens!